Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour but de vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de divulgation, de conservation et de destruction de vos renseignements personnels.

Dans le cadre de nos opérations, nous collectons, utilisons et traitons certains renseignements personnels aux fins de réaliser nos prestations de services. C’est pourquoi les questions relatives à la confidentialité et à la vie privée sont au cœur de nos préoccupations. 

En nous communiquant vos renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est prévu dans la présente Politique, et vous autorisez notre organisation et nos fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

N.B. : Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, vous être prié de ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès de votre titulaire de l’autorité parentale ou de votre tuteur. 

1. Qui sommes-nous ?

Le CERCLE NUMÉRIQUE est une coentreprise qui regroupe des personnes morales qui disposent d’expertises qui s’appliquent aux technologies de l’information.

Notre mission est d’aider les entreprises du Québec à identifier les services dont elles ont besoin en matière de conformité, gestion et protection des données.

Ce faisant, le CERCLE NUMÉRIQUE est responsable du traitement des renseignements personnels qui lui sont confiés, le tout conformément à la législation en vigueur. 

2. Quels renseignements personnels collectons-nous?

Le CERCLE NUMÉRIQUE ne sollicite pas de renseignements personnels de la part de ses visiteurs par l’entremise de son site ou de quelque autre manière. En effet, les renseignements requis sont des coordonnées d’affaires ou qui concernent votre entreprise.

Toutefois, le CERCLE NUMÉRIQUE veillera à assurer la protection des renseignements confidentiels ou autrement confidentiels que vous pourriez lui communiquez via le site web, par courriel ou de toute autre manière. De plus, le CERCLE NUMÉRIQUE n’utilise que l’information requise pour permettre aux membres de son équipe pour répondre ou donner suite à vos demandes. 

Par ailleurs, lorsque vous accédez au site du CERCLE NUMÉRIQUE, votre ordinateur et le serveur du site échangent automatiquement des informations. Cette communication est nécessaire pour que le serveur transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Les informations échangées sont les suivantes :

• le nom de domaine de votre fournisseur d’accès à Internet;
• votre adresse IP (numéro unique assigné à votre ordinateur lorsqu’il est connecté au réseau Internet);
• le type de navigateur (Firefox, Edge, etc.) et de système d’exploitation (Windows, Mac OS, etc.) utilisés;
• la date et l’heure de la visite;
• les pages que vous consultez;
• l’adresse du site référent, si vous accédez au site du CERCLE NUMÉRIQUE à partir d’un autre site.

Ces informations sont conservées et exploitées par le CERCLE NUMÉRIQUE à des fins techniques et statistiques uniquement. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les sites référents et le pays d’origine des visiteurs.

3. Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

Nous collectons vos renseignements personnels de plusieurs façons : 

• Lorsque vous nous transmettez un courriel (info@cerclenumerique.com) ou un message par l’entremise de notre page web (https://www.cerclenumerique.com/);  
• Par l’intermédiaire de témoins de connexion;
• Par téléphone au numéro général (438 968-9461);
• Par la poste (615, boul. René-Lévesque Ouest, bureau 450 Montréal (Québec)          H3B 1P5); ou
• Directement (en ligne ou en présentiel) lorsque vous vous adressez aux membres de notre équipe;

4. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels seront utilisés conformément au consentement que vous aurez donné et conformément à la législation applicable à la protection des renseignements personnels.

Nous pouvons donc utiliser vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes et ce, conformément au cadre défini ci-dessus :

• Afin de fournir nos services (mettre à jour notre site web, pour mettre à jour les données de nos administrateurs, employés, stagiaires, bénévoles (le cas échéant) et nos membres, pour répondre à toute requête, etc.), pour administrer et exécuter nos services, et pour la conduite de nos affaires en général; 
• Pour vous contacter dans le cadre de nos opérations courantes;
• Pour vous faire suivre nos infolettres, le cas échéant;
• Pour répondre à des demandes de renseignements (courriel, téléphone ou autre); 
• Afin de satisfaire et de nous conformer aux obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques. 

Nous utiliserons les renseignements personnels que dans le seul but d’atteindre l’objectif principal pour lequel ils ont été collectés et aux fins légitimes et compatibles avec cet objectif principal.

5. Avec qui partageons-nous des renseignements personnels?

Nous pouvons partager ou donner accès à vos renseignements personnels (en plus de nos administrateurs, employés, stagiaires, et bénévoles, le cas échéant) avec certains tiers, notamment les suivants :

• des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires qui nous fournissent des services de sites Web, de soutien administratif, d’entretien et d’autres services; 

Comme ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent, nous limitons les partages ou accès aux renseignements personnels à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions. 

À cet effet, nous exigeons que ces fournisseurs s’engagent par contrat ou par le biais d’ententes de confidentialité à prendre toutes mesures raisonnables et conformes à la loi pour assurer la confidentialité et la protection de ces renseignements personnels;

• des organismes gouvernementaux, réglementaires ou d’application de la loi lorsque nous sommes tenus de communiquer ces renseignements ou si croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables;

6. Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels pour l’accomplissement des finalités pour lesquelles ces renseignements personnels nous ont été communiqués et pour toutes fins connexes autorisées.

Nous cesserons donc d’utiliser vos renseignements personnels dès que les finalités en question auront été accomplies, que la loi le requiert, ou dès que vous retirerez votre consentement à cet égard. 

7. Où conservons-nous les renseignements personnels et transferts internationaux?

Nos traitements des renseignements personnels ne visent que les personnes établies au Québec.  

Vos renseignements personnels sont conservés sur nos serveurs et / ou sur ceux de nos fournisseurs de services situés au Québec. 

Néanmoins, vos renseignements personnels pourraient être communiqués à des fournisseurs de services dont les installations sont situées hors du Québec. En nous confiant vos renseignements personnels, vous consentez à leur transfert dans des pays ou province (autre que la province de Québec) où les règles de protection des renseignements personnels peuvent être différentes.

Le cas échéant, nous nous assurons que ces fournisseurs offrent une protection adéquate au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement connus en procédant au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et en faisant signer une entente écrite à cet effet par lesdits fournisseurs.

8. Comment protégeons-nous les renseignements personnels?

Nous reconnaissons que la sécurité de l’information fait partie intégrante de la confidentialité des renseignements personnels. C’est pourquoi, nous mettons en œuvre les bonnes pratiques pour voir à la protection des renseignements personnels conformément à la législation applicable. 

À cet effet, nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques, organisationnelles et légales raisonnables et pertinentes aux circonstances pour protéger vos renseignements personnels contre toute consultation, utilisation, modification, divulgation et/ou destruction non autorisée et non conforme à la législation en vigueur. 

Tous les membres de notre organisation ainsi que les tiers fournisseurs dont nous pouvons retenir les services et qui traitent les renseignements personnels que nous colligeons sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels.

9. Liens vers d’autres sites

Le site Web de notre organisation peut proposer des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces autres sites ne sont pas assujettis à la présente Politique de confidentialité, mais à celle du site externe concerné (s’il en existe une). Le cas échéant, nous vous invitons à consulter ces politiques de confidentialité externes au préalable et d’agir en conséquence avant de communiquer vos renseignements personnels à des tiers.

Notre organisation ne pourra en aucun cas être tenu responsable des politiques, procédures et pratiques de ces autres sites en matière de protection des renseignements personnels.

10. Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels?

10.1 Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour avoir accès à vos renseignements personnels, pour demander une rectification de vos renseignements personnels ou pour retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation de vos renseignements personnels, vous devez adresser une demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (les coordonnées se trouvent à la fin de la présente Politique). 

La demande de rectification devra être particulièrement précise et vous identifier correctement pour nous permettre de corriger ou de compléter adéquatement les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Le cas échéant, une telle demande de retrait du consentement pourrait entrainer la fin des services que procure notre organisation à la personne concernée. 

10.2 Traitement des demandes

Notre Responsable de la protection des renseignements personnels répondra normalement aux demandes d’accès, de rectification ou de retrait du consentement dans un délai de 30 jours et ce conformément aux délais prescrits par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Toute l’aide nécessaire sera raisonnablement fournie aux personnes concernées qui veulent avoir accès à leurs renseignements personnels ou les rectifier, y compris pour ce qui est de clarifier ce qu’elles recherchent exactement.

Selon la quantité de renseignements demandés dans le cadre d’une demande d’accès, des frais nominaux pourraient être raisonnablement exigés pour couvrir les coûts engendrés par le fait de répondre à la demande.

Pour le cas où nous devons refuser à une personne l’accès à ses renseignements personnels pour des raisons juridiques, réglementaires ou d’autre nature, une notification écrite sera fournie.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous » ci-dessous.

10.3 Vos recours devant la Commission d’Accès à l’Information

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité votre demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels, notamment en cas d’absence de réponse ou de réponse insatisfaisante, vous pourrez saisir la Commission d’Accès à l’Information d’une demande d’examen de mésentente. Pour en savoir plus, veuillez consulter le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/citoyens-protection-renseignements-personnels/recours-devant-commission 

11. Comment utilisons-nous les témoins de connexion ?

Lorsque vous utilisez notre site Web, nous pouvons installer un « témoin de connexion » (cookies) sur votre ordinateur. Ces témoins sont de petits fichiers de données créés par votre navigateur web et placés sur votre ordinateur. Ceux-ci peuvent avoir plusieurs fonctionnalités dont celles d’améliorer le fonctionnement de notre site Web. D’une part, notre site web contient des témoins qui sont nécessaires au bon fonctionnement de notre site web. D’autres témoins peuvent aussi être présents (par exemple : témoins de rendement, de fonctionnalité et de marketing) mais ceux-ci ne peuvent être activés qu’avec votre consentement. 

Notre site web peut aussi inclure des plugiciels de médias sociaux (Facebook, etc.). Ces plugiciels sont des boutons qui vous permettent de partager vos expériences sur notre site Web avec d’autres personnes par l’entremise des plateformes des médias sociaux correspondants. Si vous activez ces boutons, veuillez noter que lesdites plateformes pourraient installer leurs propres témoins sur vos appareils. 

12. Comment communiquer avec nous?

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou encore pour exercer vos droits, veuillez, communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Par la poste : Responsable de la protection des renseignements personnels

CERCLE NUMÉRIQUE

615, boul. René-Lévesque Ouest, bureau 450
Montréal (Québec) H3B 1P5

Par courriel : RPRP@cerclenumerique.com 

13. Comment mettons-nous à jour la présente Politique de confidentialité?

Nous pouvons modifier le contenu de notre site Web et la manière d’utiliser les témoins de connexion.  

Ces modifications pourraient entrainer des changements quant à nos pratiques en matière de confidentialité ainsi que la présente politique de confidentialité et la bannière des témoins de connexion de notre site Web. 

Advenant toute modification, un avis approprié sera affiché sur notre site Web.

Nous vous invitons donc à les consulter de manière régulière afin de demeurer informé(e) de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.